1. Fixer le périmètre de la comparaison
Identifiez l’accueil, les périodes d’ouverture, les créneaux et les tranches d’âge suivis. Le périscolaire et l’accueil de loisirs sans hébergement (ALSH) peuvent nécessiter des périodes et des créneaux différents.
Avant de comparer deux chiffres, vérifiez ce qu’ils représentent. Des présences cumulées sur plusieurs créneaux ne correspondent pas nécessairement à un nombre d’enfants différents. La même définition doit être utilisée pour le prévu et le réalisé.
2. Conserver la prévision de départ
Une prévision peut évoluer pendant l’année. Conserver son état initial permet de distinguer ce qui était envisagé au départ et les ajustements effectués ensuite.
Dans Terriova Enfance, le suivi distingue le prévisionnel initial, ses révisions et les données réalisées. Avant de lire un écart, choisissez la version de prévision à laquelle vous souhaitez comparer le réalisé.
3. Renseigner le réalisé et repérer les manques
Une cellule non renseignée ne signifie pas qu’aucun enfant n’était présent. Saisissez zéro lorsque c’est bien la valeur constatée et laissez les informations inconnues à compléter.
Une comparaison partielle peut induire en erreur. Vérifiez les périodes et les cellules encore manquantes avant de présenter une synthèse. Dans Terriova Enfance, une comparaison peut rester en attente lorsque les données nécessaires ne sont pas renseignées.
Exemple fictif : 120 présences prévues, 108 réalisées
Sur un même périmètre, l’écart est de 108 − 120 = −12 présences. Ce résultat décrit une fréquentation cumulée inférieure à la prévision retenue ; il ne signifie pas nécessairement que douze enfants différents ne sont pas venus.
Une période d’ouverture modifiée ou un créneau moins fréquenté peut aider à expliquer l’écart, mais il faut s’appuyer sur les informations réellement constatées. Le chiffre seul ne permet pas d’en déduire la cause.
4. Préparer un document clair pour les échanges CAF
Identifiez la période couverte, la version des données et les unités utilisées dans votre synthèse. Vérifiez avec votre interlocuteur de la Caisse d’allocations familiales (CAF) les informations attendues pour votre accueil.
Terriova Enfance aide à préparer un état PDF à partir des informations renseignées. Ce document ne vaut pas validation de la CAF et ne remplace pas, à lui seul, les démarches ou déclarations qui vous sont demandées. La collectivité vérifie les résultats puis assure leur transmission.
Pour comprendre les démarches de déclaration, consultez la présentation officielle du service Afas par la CAF, puis confirmez avec votre interlocuteur les modalités applicables à votre accueil.
Avant de partager votre bilan
- Même périmètre pour les chiffres prévus et réalisés.
- Version du prévisionnel identifiée.
- Données manquantes complétées ou clairement signalées.
- Unités et intitulés vérifiés.
- Écarts relus et commentaires fondés sur des faits.
- Document contrôlé par la collectivité avant transmission.
Un complément à vos outils existants
Terriova Enfance est en préparation. Il se concentre sur les effectifs et la préparation des bilans, en complément des outils d’inscription et de facturation. Il n’annonce pas de connexion automatique avec ces outils ni d’envoi direct à la CAF.
Les aperçus et le PDF disponibles sur le site utilisent un accueil fictif. Ils permettent d’examiner la présentation avant d’échanger sur vos propres besoins.
Questions fréquentes
Terriova Enfance remplace-t-il le logiciel d’inscription des familles ?
Non. Il complète les outils d’inscription et de facturation pour le suivi des effectifs et la préparation des bilans.
Le PDF est-il envoyé automatiquement à la CAF ?
Non. La collectivité vérifie le document et assure la transmission à son interlocuteur.